77 460 70 69

Przedsiębiorcy, którzy podróżują do innych krajów Unii Europejskiej w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, mogą mieć prawo do skorzystania z procedury VAT-REF, czyli ubiegania się o zwrot podatku VAT naliczonego przy okazji zakupów za granicą.

Wydatki dające prawo zwrotu VAT:

  • zakup paliwa,
  • opłaty za przejazdy autostradami,
  • opłaty parkingowe,
  • naprawy samochodu oraz zakup części zamiennych,
  • zakwaterowanie w hotelu,
  • opłaty za udział w konferencjach, targach, czy szkoleniach,
  • zakup sprzętu elektronicznego,
  • zakup wyposażenia firmy.

Zwrot VAT nie jest natomiast możliwy w stosunku do zakupów artykułów spożywczych i napojów, papierosów oraz alkoholi.

Zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF nie jest dostępny dla wszystkich przedsiębiorców. Aby złożyć wniosek, przedsiębiorca musi jednocześnie spełnić szereg warunków:

  • być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT (VAT-owiec) w Polsce,
  • dokonywać sprzedaży opodatkowanej lub sprzedaży mieszanej w Polsce (nie może świadczyć jedynie czynności zwolnionych z podatku),
  • nie może posiadać siedziby w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
  • nie może być zarejestrowany do celów podatku VAT w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (dotyczy np. świadczących usługi przewozu osób w krajach UE),
  • poniósł wydatki związane z działalnością gospodarczą (nie mogą to być wydatki na prywatne cele),
  • nie może dokonywać sprzedaży towarów lub usług w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (z pewnymi wyjątkami w stosunku do usług transportowych oraz dostaw towarów i usług, w których obowiązuje mechanizm „odwrotnego obciążenia”).

Aby zwrot VAT był możliwy, zakupy dokonane w innym kraju UE muszą być potwierdzono prawidłowo wystawionymi fakturami, rachunkami lub paragonami. Szczegóły wymagań przedstawione zostały w tabeli.

Zwrot VAT można uzyskać składając wniosek VAT-REF. Składa się go do zagranicznego urzędu skarbowego za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy (tego, w którym przedsiębiorca rozlicza podatek VAT). Formularz VAT-REF można złożyć wyłącznie przez Internet za pomocą systemu e-Deklaracje. Do wniosku załącza się skany faktur lub innych dokumentów w formacie .zip. Całość komunikacji z urzędami skarbowymi przebiega drogą elektroniczną. Nie ma możliwości złożenia wniosku w wersji papierowej.

Wniosek o zwrot VAT-u można składać za okres nie dłuższy niż rok i nie krótszy niż kwartał. Od długości okresu zależą minimalne kwoty, o które można wnioskować. Jeśli zwrot ma dotyczyć okresu krótszego niż rok (np. kwartału), to minimalna kwota, o którą można się starać wynosi 400 euro. Jeśli zaś zwrot dotyczy całego roku podatkowego, to minimalna kwota spada wtedy do 50 euro.

Prowizja za przygotowanie wniosku VAT-REF

Koszt usługi to 5% zwrotu, przy zwrotach na podstawie faktur oraz 10-15% zwrotu, przy zwrotach na podstawie paragonów.

Jak zaksięgować otrzymany zwrot podatku VAT?

Przedsiębiorca, który otrzyma zwrot podatku VAT od zagranicznego urzędu skarbowego, zobowiązany jest wykazać przychód w dacie otrzymania przelewu. Przychód należy zaksięgować w wysokości wynikającej z decyzji, a nie w wysokości faktycznie otrzymanego przelewu. Przychód należy przeliczyć wg średniego kursu NBP lub EBP (Europejskiego Banku Centralnego) z dnia ostatniego dnia roboczego poprzedzającego otrzymanie przelewu. Jeśli przelew trafił na konto złotówkowe, należy rozliczyć różnicę kursową wynikającą z faktycznie zastosowanego kursu, na podstawie, którego bank dokonał przewalutowania. Ewentualne opłaty za przyjęcie przelewu zagranicznego i inne prowizje będą stanowić koszt przedsiębiorcy.